| Wozu benötigt man Dokumentenmanagement? |
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In allen Unternehmen ensteht eine Vielzahl von Dokumenten - Protokolle,
Berichte, Bilder und andere. Einer der zeitaufwendigsten Prozesse ist das
Wiederfinden der benötigten Dokumente.
In einem Computernetzwerk speichert jeder Benutzer seine Dokumente in einer
Ordnerstruktur auf seiner Festplatte, wodurch das Suchen erschwert wird. Dadurch
hat niemand einen Überblick, welche Informationen im virtuellen Gehirn des
Unternehmens gespeichert sind und welche Informationen benötigt werden.
Außerdem ist es nicht möglich die Dokumente nach verschiedenen
Kriterien zu speichern.
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| Wie kann ein Dokumentmanagementsystem den Prozess des Dokumentenmanagements unterstützen? |
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Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt seine Benutzer bei der
Erfassung, Veröffentlichung, Finden und Speichern von elektronischen
Dokumenten. Eine Besonderheit bei diesen Systemen liegt in der Möglichkeit
Metadaten, wie Titel, Autor, Schlagworte und Sprache zu jedem Dokument zu
speichern. Des Weiteren können Dokumente unterschiedlich organisiert
werden.
Dokumentenmanagementsysteme sind zudem multibenutzerfähig und basieren
zumeist auf Datenbankmanagementsystemen.
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| Contineo in ein paar Worten... |
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Contineo ist ein webbasiertes Dokumentenmanagementsystem. Es unterstützt
seine Benutzer bei der Verwaltung von Dokumenten in den verschiedensten
Formaten. Contineo versucht alle Phasen des Dokumentlebenszyklus so gut wie
möglich zu unterstützen. Dokumente können unter der Verwendung
von Office-Lösungen erstellt und weiterentwickelt werden. Contineo selbst
dient dem Veröffentlichen, Suchen und Verwalten von Versionen der
Dokumente. Weiterhin können sie direkt mit anderen Benutzern des Systems
kommunizieren.
Contineo wurde im Jahre 2003 als Javaprojekt gegründet. Es ist der Versuch
ein einfach zu bedienendes und zu erweiterndes Dokumentenmanagementsystem zu
entwickeln. Deshalb ist contineo auch Open Source.
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